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博马娱乐进博会来了您有数字化采购战略吗?

  11月5日-10日,首届中国国际进口博览会在上海举行,这是中国也是世界首次以进口为主题的国家级博览会。本届进博会吸引了3600多家参展企业,其中包括200多家世界500强和行业龙头企业。然而在兴奋之余,我们不禁要问,面对玲琅满目的商品和服务,您的企业有完善的采购战略吗?您又如何提升企业的采购能力呢?

  企业越来越认识到,将数字化技术应用到采购流程能大幅提升竞争优势。我们发现《财富》世界500强榜单上排名前20的企业中有9家在向股东披露的年报中指出,数字化技术对其采购业务至关重要。

  然而,企业采购对新技术的采纳一直较为缓慢。原因在于,技术领域的复杂性使技术选择工作令人生畏。市面上可选的工具和应用程序种类繁多。他们为端到端的采购流程作业提供不同类型的支持,从事发票核验等操作的机器人,寻找最低价格的动态成本模型。由于以上这些复杂情况,一些技术虽然得到应用,但是仍处在发展阶段,而其他一些技术还不够成熟,无法进行广泛的推广。

  我们相信,将数字化工作纳入其整体业务和采购目标的企业更有可能在竞争中取胜。具体而言,企业需要关注各自的采购价值维度,任何企业的首要之务都是明确其核心价值主张。数字化技术可在三方面创造价值:成本、速度和流程。

  对于大多数采购部门而言,节约成本是衡量采购价值的首要维度。采购战略工具卡拉杰克矩阵(Kraljic Matrix)致力于帮助企业节约采购成本(参阅下图)。该矩阵从财务风险(即对利润的影响)和供应风险两个维度来定位采购任务,并将采购项目划分为战略项目、杠杆项目、非关键项目或瓶颈项目。

  这类采购项目对于企业的生产和运营至关重要,并且对价值影响深远。一个很好的例子就是电动汽车动力系统,它是电动汽车的核心部件。战略项目的采购人员受益于紧密的供应商关系,在获取关键组件上得到保障。

  如果管理层认为某项采购工作有很大的节省空间,那么就值得在动态成本分析模型上投资。这些应用流程可以监测供应商投入产品的总成本,并将其与供应商的产品报价进行对比。例如,发动机制造商采用合理成本估算模型(should-cost model)监测材料、劳动力、物流和能源的总成本,并对比供应商的报价。在更清晰地掌握供应商的成本、利润率和这些因素的波动程度之后,采购专员可以更明确地判别开展谈判的时间、谈判的回旋空间并始终维护好具有重要战略意义的供应商关系。

  虽然这些项目不存在很高的供应风险,但他们对公司的盈利能力有重要影响。为了确保从供应商处获得最优价格,采购专员应始终因地制宜、因时制宜地部署合适的谈判和招标工具——例如,适用于传统面对面谈判的智能分析工具,或者在竞价采购时十分奏效的合理成本估算模型。但现实中,大多数采购专员反复使用相同的方法而不论其效果如何。

  数字化技术能助一臂之力。我们以“BCG人工智能谈判教练”来举例。这一工具通过一套决策算法来分析20多项参数,包括合格供应商的数量、当前供应环境对供应商的透明程度。“教练”采用博弈论,编写出一套谈判工具大全,涵盖了适用于各类谈判的工具。之后采购专员就谈判中使用具体工具的效果给予反馈。“教练”将这些反馈整理到谈判工具大全,并根据具体情况从1,000个可行的方案中做出最佳选择。采购专员因此得以确信,他们的选择是优中选优。

  使用该方法的大型机械制造商更清楚地知道应在何时采用何种工具,从而极大提升了其在竞价采购、合理成本分析和线性绩效定价方面的作用。因而,电子投标的份额从20%增至65%。开支平均节约了5%,谈判时间也降低了30%。

  这些采购项目对企业的盈利能力影响不大,也不存在很高的供应风险,比如办公用品。企业经常零打碎敲地采购,导致监控工作难以推进。如何在保证高效采购的同时又避免溢价支付成为企业面临的挑战。一些潜在方案包括:

  电子采购目录:标准化产品可被整合到便于访问的在线目录中。用户仅需点击选择所需内容, 这为供应商提供非接触式采购订单,同时确保符合产品标准和优先供应商列表。

  数字化招标方案:即使通常不在线采购的项目也可借助数字化进行招标。在数字化技术还未普及的时期,企业不对开支金额排名后20%的项目(尾部开支是指数量繁多、金额较低的采购)进行招标,其中一个重要原因便是数据缺乏透明度。然而,现在由于数字化工具可以自动从不同数据源获取和整合信息,情况已大有改观。在采购专员发出信息请求后,供应商会列出他们能够提供的物料。企业采用数字化工具就可以在一次招标中同时发布高达上万种采购物料,但是供应商仅能看到他们列出过的物料,而非所有竞价的物料。这类工具让招投标不再那么繁复,因此吸引了更多供应商参与其中。

  热图:另一种有用的工具是热图,它便于企业了解供应商的位置以及各地区同类型供应商的数量。例如,一家汽车原始设备制造商使用热图工具,确定大量螺栓供应商位于英国,而少数几家位于匈牙利。因此,该制造商再根据各地区供应商特点来定制招标内容。

  通常这些项目(如稀土材料)在市场上供不应求。因此,对企业而言,了解已有库存或是扩大供应都至关重要。企业借助数字化解决方案,能够快速、全面地审视和掌握这些瓶颈项目的市场现状。

  企业想要提高速度来实现价值就必须缩短以下两套流程的时间:建立全新的采购寻源方案(从采购寻源到签订合同)和从采购申请到提交订单(PR到PO)的过程。

  在供应商提供所需信息和报价后,基于AI的谈判和供应商选择工具可以缩短签订合同的时间。这些工具帮助企业更加快捷、准确地分析诸项标准,例如节省幅度、风险敞口和创新潜力。

  一家中型建材制造商为我们展示了这些数字化解决方案是如何发挥作用。企业作出采购申请到提交订单的过程十分缓慢,通常需要数周,有时导致员工不得不自行采购。管理层意识到,随着行业创新周期的加快,如果采购工作不能及时推进,将对企业的战略发展产生负面影响。

  为解决这一问题,这家中型建材制造商投资了电子目录和 PR-PO机器人,将许多需要采购专员手动完成的任务自动化。电子目录覆盖需要采购的具体产品和服务,占采购总开支的75%。对于剩余25%的开支项目,机器人首先验证申请人是否获许采购这些产品或服务,然后填写采购表格并转移给采购专员。总之,使用电子目录和机器人后,从采购申请到提交订单的平均用时从15.6天缩短至仅2天。

  从规划到战略(P2S),该版块涵盖了基础性战略工作,从一开始的资源分配到最后的定义品类战略。

  从寻源到合同(S2C),即从一开始的定义单个项目及其需求到最后的签署供应商合同。

  从采购到支付(P2P),即从一开始的决定购买商品或服务,到最后的交付和付款。

  我们预测,未来十年数字化技术将为S2C和P2P流程带来巨大变革。自动化、人工智能和认知智能体等新兴技术将纷至沓来,势不可挡。其中,人工智能对S2C流程的影响最大,因为它将帮助采购专员做出最佳决策,满足创新目标的同时最大程度节约成本。自动化将在P2P流程中发挥最大作用,因为针对定制化采购渠道的自动化订单处理方案将大大缩减P2P的耗时。在我们看来,它有望在未来两年内将交易任务所需的全职员工数量锐减50%;并且随着机器人解决方案不断推陈出新,长期来看这一比重还会更大。

  未来几年,数字化采购可能会被大多数首席采购官提上重要议程。但是实现采购职能数字化绝非易事。为了取得成功,企业需要将其数字化战略建立在与特定竞争环境最为息息相关的价值、赋能器和数据基础的维度上。

  有了明确的目标来指引发展道路,企业就可以进一步实施数字化战略——根据具体业务需求和实施要求来评估数字化用例,并制定全面的实施路线图。这些步骤将在我们日后发布的数字化采购系列报告中予以详述。

  显然,数字化技术为企业带来了许多提升采购价值的良机。但只有那些懂得战略性地选择数字化工具的采购部门才能将其运营绩效提升到一个全新的水平,并且助力企业实现长期战略目标。